von Webjoyn

Datenschutz im Betatest

Datenschutzhinweise zum kostenlosen Betatest · Stand: 15. September 2026

1. Verantwortlicher und Kontakt

Quadrobau GmbH
Feudenheimer Straße 6, 68549 Ilvesheim, Deutschland

Vertreten durch: Ahmet Albayrak und Selim Albayrak, jeweils einzelvertretungsberechtigt

E-Mail: hello@webjoyn.de
Telefon: +49 176 241 866 09

Diese Hinweise betreffen die Website, dein Testkonto und die Erprobung der App. Für Daten, die ein Betrieb über verbundene Geschäftskanäle verarbeiten lässt, bestimmt der Betrieb die Zwecke; die dafür erforderliche Auftragsverarbeitung ist gesondert zu vereinbaren. Die Beta-Registrierung ersetzt diese Vereinbarung nicht.

2. Welche Daten wir wofür verwenden

Die für ein Konto abgefragten Pflichtangaben sind erforderlich, damit du teilnehmen kannst. Weitere Inhalte und Verbindungen wählst du selbst. Es erfolgt keine ausschließlich automatisierte Entscheidung über dich mit rechtlicher oder ähnlich erheblicher Wirkung.

3. Sitzung und Speicherung im Browser

Nach der Anmeldung hält ein technisch notwendiges Cookie namens wp_session deine Sitzung bis zu sieben Tage aufrecht. Es wird über HTTPS übertragen, ist für Seitenskripte nicht lesbar und wird beim Abmelden entfernt. Die notwendige Speicherung erfolgt nach § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG; die zugehörige Verarbeitung dient der Anmeldung und Kontosicherheit. Wir setzen in dieser Beta keine Werbepixel oder Analyse-Tracker ein. Beim bewusst gestarteten Verbinden externer Konten gelten zusätzlich die Hinweise der jeweiligen Anbieter.

4. Hosting und Schutz der Daten

App und Datenbank laufen bei Hetzner am Standort Nürnberg, Deutschland. Es bestehen tägliche Serversicherungen. Verbindungen zur App und zwischen App und Datenbank sind transportverschlüsselt. Gespeicherte Zugangsschlüssel verbundener Dienste werden verschlüsselt; Passwörter werden als Hash gespeichert. Das bedeutet keine Ende-zu-Ende-Verschlüsselung aller in der App verarbeiteten Inhalte.

Zugriff erhalten nur Personen und Dienstleister, soweit dies für Betrieb, Support oder die gewählte Funktion erforderlich ist. Hinweise des Hostinganbieters: Hetzner Datenschutz.

5. E-Mails für dein Konto

Der E-Mail-Versand ist eingerichtet. Für angeforderte Bestätigungs- und Passwort-zurücksetzen-E-Mails verwenden wir Resend. Bei einem Versand erhält Resend Empfängeradresse, gegebenenfalls Name, Absender und Nachrichteninhalt einschließlich des einmaligen Bestätigungslinks. Dies dient dem Testkonto und seiner Sicherheit.

Resend wird von Plus Five Five, Inc. angeboten. Nach den Anbieterbedingungen findet Verarbeitung insbesondere in den USA statt; das veröffentlichte Datenverarbeitungsabkommen sieht unter anderem EU-Standardvertragsklauseln für entsprechende Übermittlungen vor. Wir behaupten damit keine ausschließliche EU-Verarbeitung. Weitere Informationen: Resend Datenschutz und Datenverarbeitungsabkommen und Übermittlungsgarantien.

6. Stripe-Testbuchungen

Der Stripe-Testmodus ist eingerichtet. Wenn du eine Testbuchung startest, werden Betrieb, E-Mail-Adresse und technische Zuordnungskennungen an Stripe übermittelt. Stripe verarbeitet beim Aufruf seines Checkouts außerdem eigene Verbindungs- und Testeingabedaten. Wir erhalten Buchungs- und Statuskennungen, keine vollständigen Kartendaten. Grundlage ist die Durchführung des von dir gestarteten Buchungstests. Verwende ausschließlich Testzahlungsdaten, keine echten Karten- oder Bankdaten.

Auch ein Testkonto und eine Testzahlung können personenbezogene Angaben enthalten. Informationen zu Stripe, seinen Empfängern und internationalen Übermittlungen: Stripe Datenschutz.

7. WhatsApp, KI und weitere Verbindungen

Externe Funktionen sind erst nach tatsächlicher Einrichtung und Verbindung nutzbar. Eine Nennung auf der Website bedeutet nicht, dass eine Verbindung in deinem Konto bereits funktioniert. Bei der offiziellen WhatsApp-Anbindung werden Telefonnummern, Nachrichteninhalte und Zustellinformationen über die WhatsApp Business Platform verarbeitet. Meta kann dabei Daten außerhalb der EU verarbeiten. Es gelten zusätzlich die WhatsApp-Datenverarbeitungsbedingungen und die WhatsApp-Datenschutzhinweise. Informationen über eine Verknüpfung erhält Meta erst, wenn du sie ausdrücklich startest.

Optionaler WhatsApp-Gerätezugang per QR-Code: Dieser inoffizielle Zugang verbindet unseren Server als WhatsApp-Gerät. Verbindungsabbrüche und Kontosperren sind möglich; eine separate Geschäftsnummer wird empfohlen. Die Verbindung läuft vom Hetzner-Server direkt zu WhatsApp, ohne zusätzlichen QR-Anbieter. Baileys ist kein Dienst von Meta. Sitzungs- und Geräteschlüssel speichern wir verschlüsselt je Betrieb. WhatsApp kann direkte Chats der letzten 30 Tage einschließlich Nachrichten vom Telefon synchronisieren. Historische Nachrichten werden nicht automatisch beantwortet. Gruppen und Statusmeldungen werden nicht importiert. Neue direkte Textnachrichten gelangen in die Nachrichten- und KI-Verarbeitung. Sprachnachrichten bis drei Minuten werden ausschließlich für bestätigte Chef-Nummern verarbeitet: Medien werden von WhatsApp heruntergeladen, im Arbeitsspeicher entschlüsselt und zur Transkription an OpenAI übertragen. Die verschlüsselte Medienreferenz wird nach Verarbeitung oder Fehler entfernt; das Transkript bleibt im Gespräch. Es erfolgt keine dauerhafte Speicherung der Audiodatei in der App. Der technische Gerätezugriff ist weitergehend als dieser Verarbeitungsumfang. Firmenlogos und Dokumente werden für PDF-Entwürfe und freigegebene Unterlagen gespeichert. Im Assistenz-Chat werden Inhaberaufträge, Antworten und ausdrücklich mitgeteiltes Wissen betriebsbezogen gespeichert. Kundenwissen wird nur im Kontext des zugeordneten Kontakts für Antworten genutzt. Wissenseinträge können in der App korrigiert oder aus dem aktiven Assistenzwissen entfernt werden. Tägliche Zusammenfassungen erfolgen nur nach Aktivierung; ein WhatsApp-Versand geht ausschließlich an eine bestätigte Chef-Nummer. Website-Anfragen können bei dokumentierter WhatsApp-Einwilligung eine erste Nachricht auslösen; Abmeldungen per STOP sperren weitere automatische Nachrichten. Beim Trennen deaktivieren wir die Sitzung, entfernen ihre Schlüssel aus der laufenden Datenbank und versuchen die Abmeldung bei WhatsApp. Entferne das verknüpfte Gerät zusätzlich in WhatsApp, besonders bei einer unterbrochenen Verbindung. Gespeicherte Nachrichten, Dokumente und zeitversetzte Sicherungskopien werden dadurch nicht automatisch gelöscht. Hinweise zum inoffiziellen Zugang.

Das KI-Modell ist eingerichtet; das allein aktiviert noch keine Verarbeitung für unverbundene Konten. Unter KI-Zugang wählst du ausdrücklich die Finanzierung: Soweit vom Betreiber freigegeben, kannst du kostenloses KI-Team-Testguthaben aus einem gemeinsam begrenzten Testbudget verwenden. Die Anfragen laufen dann über den OpenAI-Zugang von KI-Team; dein eigener API-Schlüssel ist dafür nicht erforderlich. Alternativ hinterlegst du deinen eigenen OpenAI-API-Schlüssel. Wir speichern ihn verschlüsselt für deinen Betrieb und verwenden ihn ausschließlich für dessen Anfragen. Beim Prüfen deines Schlüssels wird eine kurze Anfrage ohne Kundeninhalte an OpenAI gestellt; diese und spätere Anfragen werden über dein OpenAI-Konto abgerechnet. Eine Stripe-Testzahlung lädt kein echtes KI-Guthaben und erhöht das gemeinsame Testbudget nicht. Bei erschöpftem Budget oder einem Fehler wechseln wir nicht automatisch zur anderen Finanzierungsart.

Bei Nutzung einer aktivierten KI-Funktion können deine Anweisungen, Firmenwissen, relevante Gesprächsausschnitte und erforderliche Kontaktdaten an die OpenAI-API übermittelt werden, um eine Antwort oder einen Vorschlag zu erzeugen. Gib nur die dafür erforderlichen Daten ein. Du kannst deinen gespeicherten KI-Zugang entfernen; eine bereits an OpenAI übermittelte Anfrage lässt sich dadurch nicht zurückholen.

Dateien und Sprache im Nova-Chat: Wenn du im Assistenz-Chat eine Datei oder Sprachaufnahme ausdrücklich sendest, verarbeiten wir bis zu zwei Anhänge mit jeweils höchstens 3 MB. Lesbarer Text aus PDF- und TXT-Dateien sowie normalisierte Fotos werden zusammen mit deinem Auftrag an OpenAI übermittelt. Scans ohne lesbaren Text benötigen ein Foto. Sprachaufnahmen bis drei Minuten werden nach deiner Mikrofonfreigabe und dem Tippen auf Senden zur Transkription übermittelt. Die hochgeladenen Originaldaten werden für den Auftrag betriebsbezogen verschlüsselt zwischengespeichert und bei Abschluss, Fehler oder erkanntem Verarbeitungsabbruch aus der laufenden Datenbank entfernt. Zeitversetzte Sicherungskopien können sie bis zum Ablauf der Sicherungsfrist enthalten. Dateiname, Nachricht, Transkript und Antwort bleiben im Gespräch. Die Anhänge werden nicht als dauerhaftes Dokumentarchiv bereitgestellt. XRechnungen prüfen wir lokal auf dem eigenen Server; Rechnungsdaten werden dafür keinem externen Prüfdienst übermittelt.

Nach der API-Dokumentation verwendet OpenAI API-Inhalte standardmäßig nicht zum Modelltraining. Die optionale Speicherung abrufbarer Antworten wird bei unseren Anfragen ausgeschaltet. Das schließt Sicherheitsprotokolle beim Anbieter nicht aus: Diese können standardmäßig bis zu 30 Tage und in den vom Anbieter genannten Ausnahmefällen länger bestehen. Eine besondere Zusage zur ausschließlich europäischen Verarbeitung oder zur vollständigen Datenfreiheit nach der Anfrage besteht für diesen Betatest nicht. Siehe OpenAI: Datenverarbeitung, Aufbewahrung und Regionen.

Kalender- und Postfachverbindungen sind optional und benötigen eine separate Anmeldung beim jeweiligen Anbieter. Dabei werden die angezeigten Berechtigungen und die für deinen Auftrag benötigten Kalender- oder E-Mail-Daten verarbeitet. Verbinde solche Konten erst für den abgestimmten Test. Die App zeigt, welche Verbindungen eingerichtet sind; du kannst sie dort trennen. Das Trennen löscht bereits gespeicherte Nachrichten und Vorgänge nicht automatisch.

Für die optionale Postfachfunktion speichert KI-Team Absender, Antwortadresse, Betreff, Empfangszeit und einen begrenzten Textauszug neuer Nachrichten sowie Entwürfe und Freigaben. Der Abruf beginnt erst nach deiner Aktivierung und umfasst den Posteingang ab der Verbindung. Nachrichten werden beim Anbieter nicht gelöscht, verschoben oder als gelesen markiert. Alte Postfachbestände und Dateianhänge werden nicht ausgewertet. Bei IONOS Mail wird das Postfach-Passwort verschlüsselt gespeichert und ausschließlich für IMAP über TLS und den SMTP-Versand genutzt; bei Google oder Microsoft erfolgt der Zugang über gesondert erteilte OAuth-Berechtigungen.

Die automatische KI-Auswertung des Posteingangs schaltest du gesondert ein. Dabei werden Absender, Betreff, ein Textauszug und das erforderliche Betriebswissen an den gewählten OpenAI-API-Zugang übermittelt. Der Zweck ist die von dir gewählte Zusammenfassung und Vorbereitung von Antworten; diese Daten werden nicht für Werbung oder zum Training allgemeiner KI-Modelle verwendet. Jede E-Mail-Versendung erfordert deine konkrete Freigabe von Empfänger, Text und gegebenenfalls PDF-Anhang. Postfachabruf und KI-Auswertung kannst du unter E-Mail-Postfach pausieren; Trennen entfernt die gespeicherten Zugangsdaten, bereits gespeicherte Vorgänge bleiben zunächst erhalten.

8. Aufbewahrung und Löschung

Kontodaten und Testinhalte werden für die Laufzeit deiner Teilnahme vorgehalten. Bei Beendigung oder einer Löschanfrage prüfen wir, welche Daten zur weiteren Durchführung, zur Erfüllung gesetzlicher Pflichten oder zur Abwehr konkreter Ansprüche noch erforderlich sind. Nicht mehr benötigte Daten werden gelöscht. Es gibt derzeit keine pauschale automatische Löschung aller Testdaten nach einer festen Tageszahl.

Sitzungen sind höchstens sieben Tage gültig; Bestätigungs- und Rücksetzlinks 30 Minuten. Die Gültigkeitsdauer eines Links ist keine Zusage, dass alle zugehörigen Datenbankeinträge zu diesem Zeitpunkt gelöscht werden. Sicherungskopien werden getrennt im Rahmen ihres Sicherungszyklus ersetzt; Löschungen können darin zeitversetzt wirksam werden. Wir berücksichtigen Löschanfragen auch bei einer Wiederherstellung.

9. Deine Rechte

Du kannst im gesetzlichen Umfang Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung und Datenübertragbarkeit verlangen. Gegen Verarbeitungen aufgrund berechtigter Interessen kannst du aus Gründen deiner besonderen Situation Widerspruch einlegen. Soweit eine Verarbeitung auf Einwilligung beruht, kannst du diese für die Zukunft widerrufen.

Wende dich an hello@webjoyn.de. Wir prüfen deine Identität und den betroffenen Betrieb, damit keine Daten an Unbefugte gelangen. Du kannst dich außerdem bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde beschweren, insbesondere beim Landesbeauftragten für den Datenschutz und die Informationsfreiheit Baden-Württemberg. Die Hinweise zum Löschen und Trennen erklären den Kontaktweg.

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